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Gestión Documental

¿Qué es?

Definir e implementar políticas que aseguren el desarrollo del ciclo de vida de los documentos, desde su generación eficiente, eficaz y efectiva recuperación o consulta, hasta su disposición final.

Propósitos del Subsistema

  • Estandarizar los controles para la creación, organización, consulta y disposición final de documentos en la entidad.

  • Conservar la memoria institucional e histórica y el conocimiento de la entidad.

  •  Brindar a la entidad las evidencias documentales sobre las decisiones o actuaciones administrativas que le permitan defender sus intereses ante situaciones jurídicas.

 Representante:Subdirector General de Gestión Corporativa.

Directriz 

Implementar los lineamientos para la normalización de la producción y administración de la gestión documental del IDU, incorporando procesos de modernización tecnológica y de seguridad de la información, desde su origen hasta su destino final, con el propósito de conservar la memoria institucional documental, garantizando el acceso a la información durante el desarrollo de la infraestructura para la movilidad de la ciudad.

Objetivos

  • Dar continuidad a la implementación del Subsistema de Gestión Documental y Archivos dentro del marco legal vigente.

  • Conservar la memoria documental, institucional, histórica y el conocimiento técnico de la Entidad incorporando procesos de modernización tecnológica y de seguridad de la información; y aplicando los procedimientos para la creación, organización, consulta y disposición final de los documentos de la Entidad.

  • Generar conciencia respecto de la Gestión Documental como soporte de las actuaciones misionales y administrativas del IDU.

Programa de Gestión Documental

El programa de Gestión Documental del IDU (PGD) contiene las directrices, técnicas, procesos y procedimientos de tipo administrativo y técnico, para la adecuada organización de los documentos que se producen y reciben en ejercicio de las funciones y actividades del IDU.

Sistema Integrado de Conservación

Plan Institucional de Archivo

Tablas de Retención Documental 

Tablas de Valoración Documental 

Banco Terminológico

Tablas de Control de Accesos

Política de Gestión Documental

Inventarios Documentales