Subsistema de Gestión Documental y Archivo - SIGA
¿Qué es?
Definir e implementar políticas que aseguren el desarrollo del ciclo de vida de los documentos, desde su generación eficiente, eficaz y efectiva recuperación o consulta, hasta su disposición final.
Propósitos del Subsistema
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Estandarizar los controles para la creación, organización, consulta y disposición final de documentos en la entidad.
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Conservar la memoria institucional e histórica y el conocimiento de la entidad.
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Brindar a la entidad las evidencias documentales sobre las decisiones o actuaciones administrativas que le permitan defender sus intereses ante situaciones jurídicas.
Representante:Subdirector General de Gestión Corporativa.
Directriz
El Instituto dará continuidad a la
implementación de los lineamientos para la normalización de la producción y administración de la
gestión documental del IDU, incorporando procesos de modernización tecnológica y de seguridad de la
información, desde su origen hasta su destino final, con el propósito de conservar la memoria
institucional documental, garantizando el acceso a la información de la infraestructura vial,
transporte y movilidad multimodal para Bogotá región
Objetivos
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Conservar la memoria documental, institucional, histórica y el conocimiento técnico de la Entidad, incorporando procesos de modernización tecnológica y de seguridad de la información; y aplicando los procedimientos para la creación, organización, consulta y disposición final de los documentos.
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Gestionar el conocimiento de la Entidad, a través de sus servicios, brindando la información requerida y solicitada por los grupos de interés del Subsistema.
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Socializar los cambios y avances de la Gestión Documental como soporte de las actuaciones misionales y administrativas del IDU.
Gestión Documental en el IDU
La Subdirección Técnica de Recursos Físicos, a través del área de Archivo y Correspondencia y el Centro de Documentación, busca fortalecer la cultura y conciencia en torno a la Gestión Documental en el IDU, por medio de la aplicación de técnicas adecuadas para la clasificación, ordenación, descripción y conservación, uso y acceso de los documentos y archivos físicos y electrónicos. Además, promueve la cultura de la disminución en el consumo y utilización del papel, haciendo uso adecuado de las tecnologías de la información disponibles en la Entidad.
La correcta administración y organización de los documentos, garantiza la disponibilidad de la información, necesaria para la toma de decisiones, así como, la preservación y conservación de la memoria documental institucional, a través de la aplicación de procesos archivísticos en cumplimiento de la normatividad relacionada, tendientes al manejo óptimo de los archivos de gestión, archivos centrales y el archivo histórico del IDU.
Política Integral de Gestión Documental
Política integral de gestión documental
Plan Institucional de Archivo - PINAR
Programa de Gestión Documental - PGD
Tablas de Retención Documental - TRD
Tablas de Retención Documental
Tablas de Valoración Documental - TVD
Tablas de Valoración Documental por Periodos
Banco Terminológico - Banter
Banco Terminológico
Tablas de Control de Accesos TCA
Tablas de Control de Accesos
Sistema Integrado de Conservación
Inventarios Documentales
Inventarios Documentales
INVENTARIO DOCUMENTALES DE ELIMINACIÓN
INVENTARIO DOCUMENTALES