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50 años Instituto de desarrollo urbano

Volantes de información a la comunidad

1. Los equipos sociales de contratistas o interventorías IDU deben realizar la selección de volantes, según el tipo de proyecto, estos pueden ser:

2. Identificación de la necesidad comunicativa: cada archivo en power point trae una diapositiva con una plantilla para cada una de las necesidades, según el tipo de proyecto: (Inicio, finalización, invitación a reuniones comunidad general, invitación entidades, afectaciones al tránsito (PMT), actas de vecindad (1,2,última visita y cierre), suspensiones y otras informaciones (en caso de temas puntuales)

3. Versión vertical y horizontal de las plantillas: las plantillas vienen en versión vertical y horizontal, para que cada contratista escoja la que mejor se adapte a cada caso de información, canal, o espacio físico.

4. Las plantillas son una guía de estructura de contenido básica que deben ser adaptadas para cada necesidad puntual y así mismo serán revisadas (caso por caso).

5. Recomendaciones de diligenciamiento:

  • Tener claro y entender lo que se quiere decir.

  • Siempre pensar en la comunidad, y en que esta entienda y lea.

  • Evitar tecnicismos, extranjerismos, palabras confusas y formalismos.

  • Evitar textos largos. Usar textos concretos que respondan la estructura básica

  • Usar fotografías o imágenes que contextualicen.

  • Realizar esquemas sencillos (planos, desvíos, etc.), para ayudar a hacer pedagogía.

  • Evitar copiar al pie de la letra textos largos (COI, actividades), explicarlos en lenguaje claro.

  • Usar lenguaje claro e incluyente. (ORTOGRAFÍA Y REDACCIÓN)

  • Si hace falta agregar algo muy relevante, pueden hacerlo.

  • Leer, revisar y corregir antes de enviar.

6. Protocolo de envío resumido:

  • Contratista diligencia y envía a interventoría

  • Interventoría revisa y hace avalar por coordinadores IDU respectivos (según el tema: Técnicos: PMT, inicios y finalizaciones – Sociales: reuniones, actas, recomendaciones, etc.

  • Interventoría envía a volantes@idu.gov.co con copia a coordinador social y a contratista, indicando avales previos IDU con nombre.

  • Volantes IDU revisa que la información cumpla los criterios de aprobación, o de lo contrario hace recomendaciones respetuosas de mejoramiento.

  • Interventoría o contratista envían el ajuste en el mismo hilo (garantiza trazabilidad), con copia a todas las personas implicadas.

  • Volantes IDU indica que no hay observaciones o solicita nuevos ajustes, en caso de que persistan algunas observaciones.

7. Criterios de aprobación:

  • Oportunidad: anticipación al evento, preparación para algunas actividades, mitigación de afectaciones, prevención de riesgos, que evidencian planeación de las actividades del contratista, sin improvisación.

  • Veracidad: genera confiabilidad, credibilidad y buena reputación, así como una mejora de la imagen institucional y de las empresas contratistas. (avales, permisos).

  • Asertividad: lenguaje positivo, inclusivo, según los lineamientos de la Alcaldía.

  • Concreción: información puntual, evitando información innecesaria y lenguaje técnico y legal.

  • Aportes: generación de valor agregado, pedagogía ciudadana y evidencia de responsabilidad social, aporte en la resolución de necesidades específicas de la comunidad.

  • Lecturabilidad: excelente ortografía y redacción, mensaje, identidad visual.

  • Conveniencia: según la coyuntura social, política y mediática, indicada según Jefe OAC.

  • Vigencia: Contenidos que no pierdan vigencia tan rápido, que no tengan fechas o datos que se desactualicen.

  • Características técnicas del formato, según las orientaciones dadas.

8. Para tener en cuenta:

  • Los volantes NO SE HACEN POR CUMPLIR UNA OBLIGACIÓN CONTRACTUAL. Se hacen para informar a la comunidad lo que necesita saber sobre el proyecto, para prepararse y poder participar activamente en el mismo.

  • Los volantes salen a nombre del IDU y por lo tanto de la Administración Distrital, por eso la revisión debe ser muy rigurosa, ya que las piezas no salen a nombre del contratista o de una persona.

  • Los volantes no son piezas exclusivas para una comunidad, aunque tengan información específica, SON INFORMACIÓN PÚBLICA, que cualquiera puede publicar en redes o enviar a un medio de comunicación, incluyendo una notificación.

  • Todos los proyectos son diferentes y tienen sus propias necesidades de comunicación, incluso dentro del mismo proyecto o contrato, un mismo volante no necesariamente funciona en todas las oportunidades. Los proyectos no son estáticos, inician, avanzan o finalizan, por esto las mismas piezas no siempre funcionan. CADA VOLANTE ES REVISADO DE MANERA INDEPENDIENTE.

  • Aunque una pieza ya haya sido aprobada por OAC, y tengan otra actividad parecida, SIEMPRE DEBEN REPORTAR A OAC para aval, ya que las actividades se publican en el Calendario web de la entidad y diariamente se reportan al equipo de Canales OTC y Redes sociales OAC, para que estén enterados.

  • TODAS LAS PIEZAS SON SUJETO DE MEJORAMIENTO CONTINUO, que no significa cambio de criterios, ya que se pueden deber a instrucciones específicas del jefe, sugerencias de compañeros OTC o del mismo contratista o coordinadores, corrección de errores que no habían sido notados en una oportunidad anterior. LA COMUNICACIÓN DEBE SER DINÁMICA Y EN CONSTANTE CAMBIO.

  • Aunque la ortografía y la redacción son temas de forma, son muy importantes porque hacen parte de la imagen profesional que debe tener una entidad, y reflejan el respeto que se tiene con la ciudadanía. Incluyen: tildes, digitación, uso correcto de mayúsculas, puntuación, escritura de tramos y lapsos, entre otros. El mal uso de todo lo anterior puede hacer que no se entienda el mensaje que queremos dar o tenga malas interpretaciones.

  • El diseño gráfico de las piezas y su diagramación son muy importantes, esto puede hacer que la pieza no sea leída y la boten, ya sea por los colores, porque la imagen no ilustra, porque la letra es muy pequeña, porque tiene mucho texto. Las piezas sencillas con la información puntual.

  • Entre más puntual, corto y conciso sea un volante, mucho mejor. Pensar que entre más información se ponga, este funciona mejor, puede ser un error. La información debe ser filtrada y seleccionada para cada caso.

  • La agilidad del proceso de aprobación de los volantes depende del propio contratista y la interventoría, y las observaciones que se hagan, no significa que se esté entorpeciendo ningún proceso constructivo del proyecto.

  • Los avales de los coordinadores IDU son muy importantes para la OAC, pues no se pude publicar nada sin ellos (incluyendo los volantes).

  • La articulación entre coordinador y OAC es muy importante, hay necesidades específicas de cada contrato que no son de conocimiento de OAC, por lo tanto es clave que el coordinador social o técnico nos informen (emergencias, casos especiales, etc.), para poder buscar la mejor solución o escuchar cualquier aclaración.

  • La OAC siempre está dispuesta a escuchar aclaraciones, sugerencias, responder dudas o consultas de forma rápida, que puedan incidir en el proceso, así como también correcciones a posibles errores que cometamos. La conciliación y llegar a acuerdos son muy importantes en este proceso.

  • Aunque hay casos especiales, como emergencias o permisos de entidades a última hora (COI de SDM), esto no puede corresponder al 100% de los proyectos y a todos los temas del mismo, puesto que debemos evidenciar la anticipación y planeación, que reflejan el profesionalismo, y no la improvisación en el mismo.

  • El contratista debe escribir correctamente, ya que cuenta con un equipo de profesionales, y aún más, los proyectos que cuentan con comunicadores sociales exclusivos. No deben presentar errores de este tipo.

  • Los volantes no son solo de tipo informativo, al mismo tiempo pueden ser preventivos, pedagógicos, promocionales (de estrategias sociales, etc).

  • Las observaciones siempre se realizan con el ánimo de mejorar una pieza y de forma muy amable y en lo posible asertiva, por lo tanto, no deben ser tomadas a modo personal, ni es conveniente incurrir en respuestas poco asertivas, ya que se busca es que la información llegue a la ciudadanía.

  • La articulación entre residentes de interventoría y contratista es clave, para que puedan agilizar el proceso de aprobación, o hacer los respectivos cambios. El papel de la interventoría no consiste en reenviar correos, sino en verificar que se corrijan las observaciones y hacer las aclaraciones que consideren al enviar una solicitud. Se sugiere que siempre le copien los correos al contratista, para que le lleguen más rápido las observaciones que se hagan.

  • El horario de revisión debe ser tenido en cuenta, para la preparación y el envío de las solicitudes. Solo se realiza la revisión en días hábiles de 7 a 1pm. Hasta las 2 pm exclusivamente ajustes en hilos.

Descargar presentación diligenciamiento de volantes en pdf

 Únicos canales de contacto con la Oficina Asesor de Comunicaciones:

  • Correo electrónico volantes@idu.gov.co

  • Chat de google de ese correo