Gestión Documental

¿QUÉ ES?

Definir e implementar políticas que  aseguren el desarrollo del ciclo de vida de los documentos, desde su generación eficiente, eficaz y efectiva recuperación o consulta, hasta su disposición final.

Propósitos del Subsistema

  • Estandarizar los controles para la creación, organización, consulta y disposición final de documentos en la entidad.
  • Conservar la memoria institucional e histórica y el conocimiento de la entidad.
  • Brindar a la entidad las evidencias documentales sobre las decisiones o actuaciones administrativas que le permitan defender sus intereses ante situaciones jurídicas.

 Representante: Subdirector General de Gestión Corporativa.

Directriz 

Implementar los lineamientos para la normalización de la producción y administración de la gestión documental del IDU, incorporando procesos de modernización tecnológica y de seguridad de la información, desde su origen hasta su destino final, con el propósito de conservar la memoria institucional documental, garantizando el acceso a la información durante el desarrollo de la infraestructura para la movilidad de la ciudad.

Objetivos

  • Dar continuidad a la implementación del Subsistema de Gestión Documental y Archivos dentro del marco legal vigente.

  • Conservar la memoria documental, institucional, histórica y el conocimiento técnico de la Entidad incorporando procesos de modernización tecnológica y de seguridad de la información; y aplicando los procedimientos para la creación, organización, consulta y disposición final de los documentos de la Entidad.

  • Generar conciencia respecto de la Gestión Documental como soporte de las actuaciones misionales y administrativas del IDU.

Programa de Gestión Documental

El programa de Gestión Documental del IDU (PGD) contiene las directrices, técnicas, procesos y procedimientos de tipo administrativo y técnico, para la adecuada organización de los documentos que se producen y reciben en ejercicio de las funciones y actividades del IDU. Para conocer más consulte el PGD.